Разберёмся, как автоматизировать бизнес: обзор возможностей и способов реализации поэтапно.
Обсудим, как работает интеллектуальная автоматизация процессов, преимущества автоматизации бизнеса и какие бизнес-процессы можно автоматизировать прямо сейчас!
Что такое автоматизация процессов?
Автоматизация процессов - это использование технологий для механизации однотипных, регулярно повторяющихся задач в бизнесе.
Она включает в себя такие инструменты, как роботизированная автоматизация процессов (RPA), интеллектуальная обработка документов (IDP) и искусственный интеллект (AI), интегрированный в ежедневную работу сотрудников.
Основные цели автоматизации бизнеса - повышение операционной эффективности, минимизация ошибок, стандартизация процессов и высвобождение времени сотрудников для интеллектуального труда и более стратегических видов деятельности.
Переложив рутинные задачи на машины и программы, организации могут значительно повысить производительность и сократить расходы, что приведет к росту показателей бизнеса.
Сегодня мы расскажем обо всех возможностях, доступных на сегодня и способах их внедрения.
Виды и преимущества автоматизации бизнес процессов: полный обзор возможностей
Преимущества автоматизации бизнес-процессов
1. Шаг к цифровой трансформации
Цифровая трансформация и полная автоматизация бизнеса может казаться непомерно высокой целью организациям, которые еще не встали на этот путь.
Замена ручного труда программным может стать ступенькой к внедрению культуры непрерывной трансформации и оцифровки. Вы можете начать с нескольких процессов, которые явно нуждаются в корректировках, и постепенно продвигаться вперед.
2. Более прозрачные процессы
Автоматизация бизнес-процессов требует определенной ясности в отношении самого процесса уже на стадии проектирования. Если вы не знаете, какие задачи решаются и кто отвечает за выполнение работы, вы не сможете эффективно разработать и автоматизировать рабочий процесс.
Кроме того, составление карты и плана выполнения того или иного процесса может внести ясность в работу всех сотрудников и послужить ресурсом для обучения и развития. Анализ внутренних процессов может наглядно показать разрыв между существующей системой и той, которая должна быть.
3. Оптимизация процессов
Одним из важнейших результатов автоматизации является оптимизация самих процессов. Четкая подотчётность, понятные действия по выполнению работы, ценные сведения и ускоренное время выполнения задач позволяют устранить нерациональные действия и сосредоточиться на приоритетах и целях.
4. Актуальные данные о соблюдении регламентов
Каждая деталь конкретного процесса становится стандартной и фиксированной. Эта информация может быть представлена для демонстрации соответствия требованиям во время аудита.
5. Стандартизация операций
Когда вы автоматизируете какую либо задачу, можете быть уверены в том, что результат всегда будет соответствовать стандартам.
Виды автоматизации бизнес процессов
RPA (Роботизированная автоматизация процессов)
Что это?
Роботизированная автоматизация процессов (RPA), также известная как программная робототехника, используется для выполнения повторяющихся офисных задач, таких как извлечение данных, заполнение форм, перемещение файлов и многое другое.
Эта форма автоматизации подразумевает программное обеспечение на основе строгих правил и алгоритмов для выполнения операций в больших объемах.
Как работает?
Технологии RPA могут получать доступ к информации и базам данных посредством внешней интеграции.
Это позволяет системе вести себя аналогично работнику-человеку, выполняя рутинные задачи, такие как вход в систему, копирование и вставка из одного сервиса в другой.
Хотя внутренние соединения с базами данных и корпоративными веб-службами также способствуют автоматизации, реальная ценность RPA заключается в быстрой и простой внешней интеграции.
Автоматизация процессов с помощью ИИ (Искусственный интеллект)
Искусственный интеллект — это способность компьютера выполнять некоторые когнитивные функции (знание, понимание, восприятие), которые мы обычно связываем с человеческим разумом.
ChatGPT и Midjourney - наиболее популярные примеры ИИ на сегодня.
Автоматизация бизнеса с помощью ИИ может реализовываться двумя способами:
- Обучение работе с нейросетями - например, если один из ваших менеджеров еженедельно тратит по 3-4 часа на сбор информации о конкурентной активности и последующий ввод и анализ собранных данных в Excel - достаточно будет провести для него 1 тренинг по работе с ChatGPT, чтобы сократить время выполнения этой задачи до получаса. (Реализованный нами проект по автоматизации этого процесса)
- Установка необходимого ПО на базе ИИ - предположим, вам необходимо переводить бумажные документы в цифровую форму и вносить их в общую отчётность. Осталось только подобрать необходимое решение (или заказать собственное ПО, если задача более уникальная и сложная), установить его и научить бухгалтера им пользоваться.
Преимущества этой формы автоматизации в том, что она не требует больших финансовых затрат, быстро окупается и реализуется в краткие сроки - до 1-2х месяцев. Помимо того, с помощью нейросетей можно оптимизировать очень многие процессы, будь то создание товарных карточек или ввод первички, в то время как другие виды автоматизации могут быть направлены только на определённые задачи.
Например, корпоративный курс по автоматизации процессов может длится от 2х недель до 1 месяца, а установка и адаптация необходимого ПО до 2х недель.
Узнать больше о возможностях ИИ для вашего бизнеса вы можете на странице “Корпоративное обучение” или “Решения”.
Также рекомендуем почитать нашу колонку на RB.ru “Пошаговое руководство по внедрению ИИ для повышения KPI сотрудников”, где описываются 3 инструмента на базе GPT и инструкции по их использованию, с помощью которых вы можете прямо сейчас автоматизировать некоторые процессы.
IDP (Интеллектуальная обработка документов)
Что это?
Интеллектуальная обработка документов (IDP) — это программное решение, которое собирает, преобразует и обрабатывает данные из документов (например, электронной почты, текста, Word, PDF или отсканированных документов).
Интеллектуальная обработка документов использует методику извлечения данных ИИ, которая определяет сходство данных по определенным критериям. Алгоритмы ML (машинное обучение - это вид ИИ, в котором разрабатываются алгоритмы, постоянно обучающиеся и совершенствующиеся на основе данных с течением времени) и NLP (подвид машинного обучения, используется для генерации и обработки устной и письменной человеческой речи) распознают нужную информацию и превращают её в полезные данные. Они могут включать в себя можно сказать всё: от имен и адресов до сумм счетов и профилей поставщиков.
Как работает?
IDP использует почти все преимущества технологий искусственного интеллекта (AI): машинное обучение (ML), оптическое распознавание символов (OCR), компьютерное зрение и интеллектуальное распознавание символов (ICR) для классификации, категоризации, извлечения релевантной информации и проверки извлеченных данных для повышения их точности.
Сканирующие аппаратные устройства собирают информацию из бумажных документов, преобразуют ее в электронные форматы и предоставляют оцифрованные версии документов в качестве входных данных для решений IDP. Алгоритмы компьютерного зрения в решениях IDP способны распознавать различные макеты документов на основе отсканированных изображений, файлов PDF и различных типов файлов, как в цифровой, так и в бумажной форме.
Какие бизнес процессы можно автоматизировать прямо сейчас?
Само понятие автоматизации не ограничивается несколькими функциями. Некоторые факторы, которые могут указывать на необходимость автоматизации той или иной работы, включают:
- Большой объем задач;
- Для выполнения задачи требуется несколько человек;
- Значительное влияние на другие процессы;
- Длительное время выполнения;
- Необходимость соблюдения требований и аудиторских записей.
Если деятельность отвечает хотя бы 2 перечисленным выше критериям, то, скорее всего, вам необходимо пересмотреть структуру выполнения этих задач.
Практически все задачи, которые характеризуются стандартизированностью действий и чёткими правилами можно автоматизировать и выполнять полностью без человеческого вмешательства. Однако, у каждой организации они разные.
К наиболее распространённым процессам, которые можно выполнять без человеческого вмешательства и реализация подобного проекта возможна в очень короткие сроки относится например: ведение отчётности, наполнение контентом соц. сетей и интернет магазина, создание товарных карточек (фото товара, видеообзоры и текста), составление технических заданий, ввод первичной документации и т.п.
Простая пошаговая стратегия автоматизации процессов
При реализации проекта крайне важно установить четкие и измеримые цели и задачи вашей организации. Эти цели будут определять вашу стратегию и способствовать ее успеху. Вот шаги для достижения этих целей:
1. Оцените свои текущие процессы
Начните с оценки существующих бизнес-процессов. Определите повторяющиеся задачи, ручные процессы и области, подверженные человеческим ошибкам, которым необходима автоматизация.
2. Определите бизнес-цели
Определите, чего вы хотите достичь с помощью автоматизации. Например, сокращение времени отклика клиентов, оптимизации обработки заказов и минимизации времени, затрачиваемого на выполнение рутинных задач, таких как поиск, ввод и обработка данных. Согласуйте цели автоматизации с общими бизнес-целями.
3. Установите измеримые цели
После того как вы определили свои цели, установите конкретные и измеримые цели. Например, поставьте себе цель сократить время анализа данных на 30% или достичь определенного уровня экономии средств.
4. Определите ключевые показатели эффективности (KPI)
Выберите ключевые показатели эффективности, которые позволят вам отслеживать ход достижения ваших целей. Это может быть уровень удовлетворенности клиентов, время выполнения работ, общая прибыль и производительность или частота ошибок.
5. Разработайте дорожную карту
Создайте план с описанием этапов и сроков внедрения решений по автоматизации. Разбейте свои цели на более мелкие этапы, учитывая сложность и ресурсы, необходимые для достижения каждого из них.
6. Мониторинг и измерение прогресса
Регулярно отслеживайте и измеряйте свой прогресс в достижении целей автоматизации. Проанализируйте данные и оцените, достигаются ли ваши цели. При необходимости скорректируйте свою стратегию и тактику.
Установление четких целей и задач имеет важное значение для успешной автоматизации. Поступая так, вы сможете сосредоточить свои усилия, сообщить об ожиданиях своей команде и измерить эффективность своих инициатив по автоматизации.
Заказывая у нас услуги по автоматизации процессов, вы можете быть уверены за качество и сроки - наши эксперты изучат ваши процессы, подскажут, где требуется автоматизация и какие есть возможности, а также составят дорожную карту реализации поставленных целей, чтобы вы всегда были в курсе, как продвигается проект.
Выводы
- Автоматизация рутинных процессов - необходимость почти для любого предприятия, цель которого - кратно поднять общую производительность.
- Есть процессы, на автоматизацию которых может потребоваться несколько месяцев. Однако 90% рутинной работы, такой например, как сбор и анализ данных можно автоматизировать с помощью одного только ChatGPT-4, проведя для сотрудников всего несколько тренингов.
- Наиболее рентабельное и эффективное решение для оптимизации работы: автоматизация процессов с помощью ИИ - через корпоративное обучение или внедрение необходимых программных решений.
- Внедрение автоматизации бизнес процессов - глобальный проект, который необходимо начинать с маленьких шагов. Наши эксперты могут помочь вам в реализации самых амбициозных целей, начав с анализа слабых мест в внутренней структуре до проведения серии корпоративных курсов по развитию навыков работы с ИИ и последующей поддержки.
Те, кто сейчас одни из первых внедряет технологии в свой бизнес, достигнут таких же успехов, как в своё время пионеры внедрения аналитики. Автоматизируйте процессы, развивайте сотрудников и в конечном итоге, вы увидите кратный рост своего бизнеса даже не заглядывая в отчёты.
Спасибо за прочтение!
